Интернет - приёмная
Иркутский государственный медицинский университет





20 ноября 2019, СР


ИГМУ на Яндекс 
Справочная система



Документы

НАСТОЯТЕЛЬНО РЕКОМЕНДУЕМ распечатать эту инструкцию, и когда Вы начнете работать с документами, ПОЛОЖИТЬ ее перед собой!


 




Документ - выводимый на страницу сайта многострочный текст (в котором допускается форматирование средствами HTML) с возможностью прикрепления загружаемого файла. При наличии загружаемого файла выводимый текст может отсутствовать, при этом пользователь, обратившийся к документу, может только загрузить прикрепленный файл. Рекомендуется размещать на сайте документы, содержащие следующую информацию, необходимую для длительного хранения и долгосрочного использования:



  • Лекции (с прикрепленным файлами презентаций PPT или архивов RAR)

  • Книги, монографии, методические рекомендации (с прикрепленными файлами DOC,PDF или архивов RAR)

  • Полнотекстовые статьи, дипломные и курсовые работы

  • Инструкции, приказы, положения, регламенты (желательно без прикрепленных файлов)


Сайт - не хранилище мусора, поэтому, размещая документ, подумайте, будет ли он нужен кому-либо. Помните о том, что ненужные документы затрудняют навигацию и поиск действительно нужной информации. Размещая документы, автором которых Вы не являетесь, помните об авторских правах. При необходимости получите письменное согласие авторов на размещение данной информации. Администратор сайта имеет право удалять документы c нарушениями перечисленных выше требований (без предварительного уведомления пользователя, разместившего документ).




Создание папок для документов


 


 



  • Зайдите на страницу подразделения, в котором Вы работаете

  • Кликните на закладку Документы

  • Посмотрите, имеются ли уже созданные папки. Если ни одной папки нет, на странице будет написано: В разделе не создана ни одна папка

  • Чтобы создать новую папку, кликните ссылку Создать новую КОРНЕВУЮ папку для документов. Откроется диалоговое окно Создание папки для документов

  • Введите в поле название создаваемой папки

  • Кликните кнопку Сохранить. Подождите, пока диалоговое окно закроется. На странице появится созданная папка.


Вы можете создавать любое необходимое количество КОРНЕВЫХ папок, а также вложенных папок. Для создания вложенной папки зайдите в корневую папку и кликните ссылку Создать новую ВЛОЖЕННУЮ папку


ЗАМЕЧАНИЯ:


Любая папка может содержать как вложенные папки, так и документы. В только что созданной пустой папке имеются ссылки как на создание в ней вложенных папок, так и на добавление документов.


 


Не создавайте избыточное количество папок, не делайте структуру вложенных папок слишком сложной - это затрудняет ориентацию пользователей в структуре документов Вашего подразделения


Давайте папкам ПОНЯТНЫЕ названия, по которым пользователи смогут ПОНИМАТЬ, какие категории документов в них находятся




Добавление документа



  • Зайдите на страницу подразделения, в котором Вы работаете

  • Кликните на закладку Документы

  • Посмотрите, имеются ли уже созданные папки. Если ни одной папки нет, создайте папку (см. предыдущий раздел

  • Если папка (папки) имеются, Вы должны решить, будете ли Вы размещать документ в уже существующей папке либо создадите новую

  • Зайдите в ту папку, в которую Вы намереваетесь положить документ

  • Кликните ссылку Добавить документ в текущую папку. Откроется форма для добавления документов", numlist( "Введите название документа. Это название будет выводиться во всех списках документов. Название должно быть кратким, понятным и СОДЕРЖАТЕЛЬНЫМ

  • Заполните основной текст. При заполнении Вы можете использовать теги HTML, обеспечивающие дополнительное форматирование текста (изменения шрифта, таблицы, рисунки, ссылки и т.п.). Допускается НЕ ЗАПОЛНЯТЬ основной текст в том случае, если Вы прикрепляете файл к документу

  • Если необходимо, присоедините к документу загружаемый файл. Для этого нажмите кнопку Обзор, выберите файл с диска своего компьютера

  • Если Вы - автор, установите соответствующий флажок (других авторов можно будет добавить позже)

  • Установите доступ к документу. Хорошо подумайте, кто должен иметь право видеть документ!

  • Установите способ представления документа (вид):



  1. Показывать как документ. На страничке документа будет выводиться заголовок Документ, его авторы, учебные дисциплины, оформление будет в виде бумажного листа (если есть основной текст), будет ссылка на скачивание файла (если файл прикреплен), будет возможность комментировать документ, в тексте будут применены автопереносы

  2. Показывать как HTML-страницу сайта. В заголовке страницы будет выводиться название документа, не будут выводиться авторы и учебные дисциплины, не будет видна ссылка на скачивание файла (даже если он прикреплен), не будет возможности комментировать документ, не будут расставляться автопереносы - форматирование будет таким, как задано в HTML-тегах основного текста. ВОТ ПОЭТОМУ НЕ ВЫБИРАЕМ ЕГО НЕ ПОДУМАВ!



  • Кликните кнопку Сохранить. Программа переместит Вас на страницу созданного документа. Теперь Вы можете добавлять, редактировать и удалять авторов документа и связки документа с учебными дисциплинами (для добавления авторов и дисциплин кликайте ссылки с серыми плюсами в квадратных скобках, выбирайте данные в открывающихся диалоговых окнах и сохраняйте). Для удаления - кликайте ссылки с серыми минусами в квадратных скобках после соответствующего пункта.


ЗАМЕЧАНИЯ:


Не давайте документам безликие названия Лекция,Договор


Очень желательно вводить хотя бы короткую аннотацию


Не забывайте фиксировать авторов документа, в том случае, если они зарегистрированы в нашей системе


Всегда задумывайтесь о том, можно ли связать документ с какой-либо учебной дисциплиной (дисциплинами), если да - связывайте. Это ЗНАЧИТЕЛЬНО облегчит поиск документа для студентов!


Редактирование и/или перемещение документа в другую папку. Перемещать документы можно только в папки одного и того же подразделения:



  • Зайдите на страницу документа

  • Кликните маленькую кнопку ".REFEDIT."

  • Откроется форма для редактирования документа

  • Отредактируйте необходимые поля. Если к документу был прикреплен файл, НЕ НАДО повторно прикреплять файл, если Вы не хотите его заменять

  • Если Вы хотите переместить документ в другую папку, выберите ее из списка (поле формы Папка)", "Кликните кнопку Сохранить


Удаление документа:



  • Зайдите на страницу документа

  • Кликните маленькую кнопку ".REFDEL.". Откроется окно с подтверждением Вашего намерения удалить документ.

  • Согласитесь с удалением документа

  • При удалении документа из системы удаляется также файл, который был прикреплен к документу


Печать документа. Распечатать через браузер можно только выводимый текст документов:



  • Зайдите на страницу документа

  • Кликните маленькую кнопку . Откроется страница браузера с заголовком и выводимым текстом документа. Распечатайте документ через пункт меню браузера Файл - Печать

  • На страницах документов, не имеющих выводимого текста, кнопка для печати не показывается

  • Чтобы распечатать прикрепленный файл, скачайте его, откройте в соответствующей программе и распечатайте


Права на работу с документами



  • Просмотр документов и скачивание прикрепленных к ним файлов определяется правами доступа к КОНКРЕТНОМУ документу (каждый документ имеет права доступа к нему

  • Права доступа к документу задает пользователь, размещающий (редактирующий) этот документ

  • Права на добавление документов имеют все пользователи, имеющие статус сотрудников того подразделения, в папку которого добавляется документ

  • Пользователь не может размещать документы в папках подразделений, в которых он не работает


Права на редактирование и удаление уже размещенного документа имеют:



  • Пользователь, который добавил данный документ

  • Руководитель данного подразделения

  • Администратор сайта, имеющий права на работу с документами, может размещать, редактировать и удалять документы во всех папках всех подразделений организации, имеющей данный сайт


Права на работу с папками



  • Создавать и удалять папки, связанные с подразделением, имеют право все пользователи, имеющие статус сотрудников того подразделения, в котором создается папка

  • Пользователь не может создавать и удалять папки в подразделениях, в которых он не работает

  • Удалить можно только пустую папку (т.е. ту, в которой нет НИ вложенных папок, НИ документов (это сделано во избежание случайного удаления документов)


 
По всем вопросам, связанным с работой корпоративной информационной системы ИГМУ, обращаться: Отдел информационных технологий и информационной безопасности ИГМУ.